I soggetti iscritti al RENTRI, identificati quali operatori, devono definire il proprio profilo che è costituito dalle seguenti informazioni:

• nominativi delle persone fisiche che saranno incaricate di utilizzare il RENTRI; 
• unità locali nelle quali vengono svolte le attività ;
• attività svolte in ciascuna unità locale.
• eventuali autorizzazioni in possesso dell'operatore;

Al fine di semplificare l'operatività, vengono riprese, in automatico, informazioni ufficiali disponibili su altri archivi pubblici (p.es. Registro delle imprese, Indice PA, Albo Nazionale Gestori ambientali).